W momencie, w którym znasz już wszystkie lub prawie wszystkie aspekty związane z założeniem własnej firmy nie pozostaje Ci już nic innego, jak przebyć drogę formalnego procesu rejestracji Twojej działalności gospodarczej. Poniżej prezentujemy podstawową drogę procesu rejestracyjnego działalności gospodarczej.

Formalności procesu rejestracji firmy

Poszczególne etapy procesu rejestracji firmy są wymogami formalnymi i każdy z tych etapów charakteryzuję się odpowiednim czasem trwania procedury administracyjnej, odpłatnością i wymaganymi dokumentami do okazania.

1. Urząd Gminy lub Urząd Miasta - wpis do ewidencji działalności gospodarczej

Jeżeli chcesz rozpocząć działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, pierwsze kroki powinieneś skierować do urzędu gminy, na terenie której mieszkasz (przebywasz z zamiarem stałego pobytu). Tam prowadzona jest ewidencja działalności gospodarczej. Gdy zgłosisz swoją działalność gospodarczą, zostaniesz do ewidencji wpisany przez wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) jako przedsiębiorca.

W zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, wypełniając stosowny formularz powinieneś podać następujące dane:

-     dane osobowe (imię, nazwisko, numer ewidencyjny PESEL, seria i nr dowodu osobistego, adres zamieszkania),

-     miejsce wykonywania działalności gospodarczej (siedzibę firmy i miejsce wykonywania działalności gospodarczej, np. targowiska),

-     przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD) - nie wystarczy więc tylko ogólnie podać zakres działalności (produkcja, handel, usługi), lecz trzeba typ wykonywanej działalności oznaczyć specjalnym kodem cyfrowym (zbiór PKD powinien być dostępny w urzędzie gminy, urzędnik też w razie wątpliwości powinien pomóc Ci właściwie oznaczyć działalność),

-     datę (przewidywaną) rozpoczęcia działalności gospodarczej,

-     tytuł prawny.

Po upływie nie więcej niż 3 dni roboczych, od dnia zgłoszenia urząd wystawi stosowne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Wpis do ewidencji kosztuje 100 zł, a jeżeli w przyszłości będziesz chciał zmienić jakiekolwiek dane, opłata za zmianę wpisu wyniesie 50 zł (dlatego, aby nie dokonywać zmian zbyt często, warto w zgłoszeniu jak najszerzej określić przedmiot działalności, nawet jeśli na razie zamierzasz trzymać się tylko jednej branży).

Wójt, burmistrz, prezydent miasta mogą odmówić wpisu do ewidencji tylko wtedy, gdy:

-     zgłoszenie dotyczy działalności gospodarczej nieobjętej przepisami ustawy,

-     zgłoszenie zawiera braki formalne (np. nie ma w nim wszystkich koniecznych danych), które mimo wezwania nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie,

-     prawomocnie orzeczono zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.

Dane zgłoszone do ewidencji trzeba aktualizować - w terminie 14 dni od dnia ich zmiany. Jeśli zlikwidujesz firmę, także musisz o tym poinformować gminę. Wówczas Twój wpis do ewidencji działalności gospodarczej zostanie wykreślony. Podobnie, jeśli zmienisz stałe miejsce zamieszkania, przenosząc się na teren innej gminy. Wówczas Twoje dane (zaświadczenie o wpisie do ewidencji) zostaną tam przesłane. Wójt gminy, na terenie której będziesz miał nowe miejsce zamieszkania (burmistrz, prezydent) wpisze Cię z urzędu (bez konieczności składania przez Ciebie ponownego wniosku) do prowadzonej w tej gminie ewidencji działalności gospodarczej.

Jeśli działalność ma być prowadzona w spółce cywilnej, każdy ze wspólników musi sam złożyć wizytę w gminie i uzyskać wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Spółka cywilna nie jest bowiem podmiotem gospodarczym - to tylko umowa między przedsiębiorcami, którymi są poszczególni jej wspólnicy. Każdy z nich powinien zarejestrować się jako odrębny przedsiębiorca (ponosząc oczywiście wszystkie związane z tym koszty).

Procedury rejestracji nie muszą przechodzić osoby zajmujące się działalnością wytwórczą w rolnictwie, w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego, a także wynajmowaniem przez rolników pokoi i miejsc na ustawienie namiotów, sprzedażą posiłków domowych i świadczeniem w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów. Taką działalność można prowadzić bez zgłaszania jej do ewidencji.

Wymagane dokumenty: - dowód osobisty,

                                      - tytuł prawny do lokalu (umowa najmu, dzierżawy, użyczeni, akt własności).

Czas oczekiwania: do 3 dni

Uwagi: dane zgłoszone do ewidencji trzeba aktualizować - w terminie 14 dni od dnia ich zmiany

Trzy w jednym !!!

Przedsiębiorcy, rejestrujący się po raz pierwszy w urzędach gmin jako osoby prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą, nie muszą odwiedzać urzędu statystycznego osobiście. Wraz ze zgłoszeniem do ewidencji działalności gospodarczej, w gminie możesz obecnie złożyć także wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (po jego dokonaniu otrzymujesz swój numer REGON) oraz zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP do Urzędu Skarbowego.

Nie musisz więc w tym celu odwiedzać Urzędu Statystycznego i Urzędu Skarbowego. Potrzebne druki uzyskasz na miejscu w urzędzie gminy. Powinieneś do nich dołączyć wymagane dokumenty. Jakie? O tym piszemy niżej. Organ gminy ma obowiązek w ciągu 3 dni od wpisania Ciebie do ewidencji działalności gospodarczej przesłać te wnioski do właściwych urzędów (urzędu statystycznego województwa, na terenie którego masz miejsce zamieszkania oraz wskazanego przez Ciebie urzędu skarbowego) wraz z zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Założenie było takie, że dzięki temu oszczędzasz czas. Ale może się zdarzyć, że szybciej będzie, jeśli się sam pofatygujesz do urzędu skarbowego (zwłaszcza jeśli masz zamiar tylko aktualizować zgłoszenie, bo masz już swój NIP), a w gminie zostawisz jedynie wniosek kierowany do urzędu statystycznego (choć możesz też udać się tam osobiście, najprawdopodobniej załatwisz wówczas sprawę "od ręki"). Otóż, aby złożyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne NIP musisz mieć numer REGON. Co prawda, możesz wypełnić formularz NIP nie podając tego numeru, ale gdy tylko go uzyskasz, będziesz musiał i tak zaktualizować zgłoszenie (tzn. jeszcze raz wypełnić ten sam formularz, podając w nim tym razem wszystkie potrzebne dane). Nie ma więc większego sensu wypełnianie tego samego formularza dwa razy. Lepiej najpierw uzyskać REGON i dopiero później złożyć zgłoszenie NIP. Tym bardziej, że wizyta w urzędzie skarbowym będzie i tak niezbędna z innych względów - musisz się określić, jaką konkretnie wybierasz formę opodatkowania swojej działalności gospodarczej i złożyć zawiadomienie o zaprowadzeniu odpowiednich ewidencji podatkowych.

2. Urząd Statystyczny - REGON

Każda firma musi posiadać swój dziewięciocyfrowy, numer REGON, czyli niepowtarzalny numer w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej, prowadzonym do celów statystycznych. Nadaje go urząd statystyczny województwa, po złożeniu przez przedsiębiorcę wniosku na formularzu RG-1. Jeśli działalność jest prowadzona w spółce cywilnej REGON jest nadawany spółce (a nie każdemu ze wspólników, mimo że to oni są przedsiębiorcami i każdy z nich oddzielnie musiał zarejestrować się w gminie). Wiesz już, że wniosek o nadanie REGON możesz złożyć samodzielnie lub za pośrednictwem urzędu gminy (miasta).

Do wniosku składanego samodzielnie dołączasz odpis, wyciąg lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające podjęcie działalności gospodarczej. Nie musisz składać oryginału zaświadczenia czy odpisu z gminnej ewidencji podmiotów gospodarczych, wystarczy kserokopia dokumentu (przy składaniu wniosku powinieneś jednak przedłożyć oryginały do wglądu urzędnikowi).

Zaświadczenie o wydaniu REGON powinieneś otrzymać nie później niż w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku (najczęściej jest ono wydawane "od ręki" bezpośrednio przy składaniu wniosku). Za uzyskanie statystycznego numeru REGON nie musisz nic płacić.

 

Wymagane dokumenty:  - dowód osobisty,

- kserokopia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (oryginał do wglądu).

Koszt: bezpłatne

Czas oczekiwania: do 7 dni

Uwagi: do Urzędu Statystycznego należy zgłaszać każdą zmianę dotyczącą zmiany profilu działalności lub też zaprzestania działalności gospodarczej

3. Urząd Skarbowy - rejestracja

Rejestracja w Urzędzie Skarbowym dotyczy:

-     zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego NIP,

-     wyboru formy opodatkowania podatkiem dochodowym,

-     zgłoszenia rejestracyjnego VAT lub wyboru zwolnienia z VAT.

NIP

Każdy podatnik - a więc i przedsiębiorca - posiada swój Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Numer ten otrzymujesz tylko raz, bez względu na to jakie podatki płacisz, jaką wybierzesz formę opodatkowania, czy prowadzisz czy nie działalność gospodarczą.). Musisz aktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym - zgłaszając fakt rozpoczęcia działalności w ciągu 14 dni. Służy do tego specjalny druk NIP-1

Do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego dołącza się kopie dokumentów, potwierdzających podawane informacje, przede wszystkim:

-     zaświadczenie o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,

-     zaświadczenie o nadaniu numeru REGON.

Należy posiadać ze sobą oryginały obu dokumentów do wglądu.

Nadanie numeru NIP jest bezpłatne.

Wybór formy opodatkowania podatkiem dochodowym

Przedsiębiorca wybiera jedną z trzech form opodatkowania:

  1. na zasadach ogólnych czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów
  2. formy zryczałtowane: - ryczałt ewidencjonowany,

          - karta podatkowa.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT lub wybór zwolnienia z VAT

Osoby rozpoczynające działalność są zwolnione z płacenia podatku VAT (ze zwolnienia tego nie mogą korzystać podatnicy sprzedający wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, sprzedający niektóre wyroby akcyzowe oraz świadczący usługi prawnicze, w zakresie doradztwa i rzeczoznawstwa, jubilerskie. Zwolnienia nie stosuje się także do importu towarów i usług). Jeżeli chcesz od początku płacić podatek VAT, to musisz zarejestrować się jako podatnik VAT.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT składa się - podobnie jak NIP - na osobę fizyczną lub spółkę, najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług, w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach VAT. Służy do tego specjalny druk VAT-R. By móc się zarejestrować, prócz złożenia prawidłowo wypełnionego druku trzeba uiścić opłatę skarbową w wysokości 170 zł. Urząd potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5). Jeśli dane objęte tym zgłoszeniem się zmienią - trzeba je zaktualizować w terminie 7 dni.

VAT-R/UE - zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług.

Jeśli planujesz prowadzenie transakcji handlowych z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej, musisz dodatkowo zarejestrować się w urzędzie skarbowym jako tzw. podatnik VAT-UE. W tym celu trzeba wypełnić dodatkowy druk (VAT-R/UE). Zgłoszenie to jest bezpłatne, urząd potwierdza rejestrację na druku VAT-5UE, a podatnik otrzymuje tzw. numer NIP-UE (jest to ten sam NIP, tylko poprzedzony kodem PL).Uwaga! Formularze VAT-R i VAT-R/UE należy składać łącznie

Przekształcenie nievatowca w płatnika VAT

Rozpoczynając działalność nie musisz od razu rejestrować się jako płatnik podatku VAT. Obowiązek rejestracji VAT nastąpi, gdy wartość Twojej sprzedaży w 2008 przekroczy kwotę 50.000 zł (w 2007r. było to 39.700zł). Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie roku to limit ten jest wyliczany w odpowiedniej proporcji. Rejestracja jako podatnik VAT polega na złożeniu w US formularza VAT-R. Vatowcem stajemy się w momencie złożenia Deklaracji VAT-R (nie musimy czekać na potwierdzenie ze strony Urzędu).

Wyliczenie limitu proporcjonalnego

Limit obliczysz proporcjonalnie nie do okresu prowadzenia działalności, a do okresu prowadzonej sprzedaży, tzn: okresu liczonego od pierwszej sprzedaży do końca roku.

Schemat wyliczenia: 50.000zł * X/366

X – liczba dni od momentu pierwszej sprzedaży do końca roku podatkowego Do wartości sprzedaży nie wliczasz kwoty podatku, sprzedaży towarów oraz świadczenia usług zwolnionych od podatku VAT.

4. Pieczątka firmowa

Zanim jednak odwiedzisz bank w celu założenia konta firmowego wcześniej należy wyrobić sobie pieczątkę firmową, bowiem banki wymagają pieczątki firmowej przy podpisywaniu umowy. Na takiej pieczątce powinny znaleźć się:

-pełna nazwa firmy,

- siedziba firmy,

- numer REGON,

- NIP.

Wymagane dokumenty: właściwie żadne dokumenty nie są wymagane, ale by nie pomylić pełnej nazwy firmy zabrać ze sobą wpis do ewidencji działalności gospodarczej oraz dowód osobisty

Koszt: ok. 25 zł+VAT

Czas oczekiwania: od 2 godz. do 2-3 dni

5. Bank – konto bankowe

Po uzyskaniu numeru REGON i wyrobieniu pieczątki firmowej możesz udać się do banku, aby założyć firmowe konto. Numer tego konta będziesz musiał potem podać wypełniając zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP. Co prawda nie wszyscy przedsiębiorcy muszą posiadać rachunek bankowy, zwłaszcza jeśli prowadzą działalność na niewielką skalę i rozliczają się z fiskusem w sposób uproszczony (ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową), ale z reguły lepiej takie konto posiadać - choćby ze względu na obowiązek bezgotówkowego rozliczania się z ZUS. Za pośrednictwem konta bankowego będziesz też mógł płacić swoje podatki. Niestety, musisz się liczyć z comiesięcznymi opłatami za prowadzenie rachunku - rzędu od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych.

Na miejscu w banku są wypełniane następujące formularze:

-     wniosek o założenie kont,

-     karty ze wzorem podpisu,

-     wniosek o wyrobienie karty lub/i czeków.

Stąd też założenie konta trwa z reguły nie dłużej niż kilka dni.

Wymagane dokumenty: -dowód osobisty,

- kserokopia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (oryginał do wglądu),

- ksero dokumentu nadania numeru REGON i oryginał do wglądu,

- numer identyfikacji podatkowej NIP,

- pieczątka firmowa.

Koszt: bezpłatne

Czas oczekiwania: do 5 dni

Uwagi: O założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy

6. Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS

Kolejnym etapem jest zgłoszenie się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Mamy na to 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności. W ZUS-ie co miesiąc opłacamy składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe (opcjonalnie), wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Celem zgłoszenia firmy, wypełniasz formularz ZFA (zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej). W przypadku, gdy prowadzenie firmy jest Twoim jedynym zajęciem, dodatkowo wypełniasz formularz ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego), a jeśli, oprócz prowadzenia firmy, pracujesz na pełny etat za wynagrodzenie co najmniej 1126 zł brutto miesięcznie, to zamiast ZUA wypełniasz ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego).Pełny ZUS to comiesięczny wydatek rzędu 770 zł, jeżeli jest to Twoja pierwsza firma możesz skorzystać z preferencyjnej stawki ZUS ok 320 zł. Samo ubezpieczenie zdrowotne - około 200 zł.Wzory druków są dostępne na stronie www.zus.pl, ale składać można tylko oryginalne formularze pobrane w placówce ZUS lub formularze wydrukowane z programu Płatnik (program bezpłatny, dostępny w placówkach ZUS i na stronie www.zus.pl).

Wymagane dokumenty:

- pełne dane firmy, właściciela, osób współpracujących, pracowników,

- REGON firmy,

- numer wpisu do ewidencji i nazwę organu prowadzącego rejestr,

- numer rachunku bankowego firmy,

- dane personalne,

- numery NIP (wszystkich osób),

- rodzaj dokumentów tożsamości z numerem i serią.

 

7. Państwowa Inspekcja Pracy

Jeżeli firma zatrudnia pracowników, należy pamiętać o powiadomieniu o tym Państwowej Inspekcji Pracy.

8. SANEPID (tylko dla niektórych)

Czasami prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością uzyskania zgody Państwowej Inspekcji Sanitarnej.